Eine elektronische Rechnung ist im Rechnungswesen ein elektronisches Dokument mit dem gleichen Inhalt und den gleichen Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierform. Sie hierzu EU Richtlinie 2010/45/EU und 2014/55/EU.
Seit dem 27. November 2020 ist die Erstellung von Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber des Bundes in elektronischer Form vorgeschrieben (§ 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV). Einige Bundesländer haben hierzu ihre Lieferanten zu einem anderen Termin verpflichtet.
Ab 1. Januar 2025 gilt eine E-Rechnungspflicht für alle inländischen unternehmerischen Rechnungsempfänger, die keine Kleinunternehmer sind. Sie müssen ab diesem Termin in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können.
Die elektronische Rechnungstellung ist nicht an die Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) benötigen allerdings weiter deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung.
In Art. 23 des Wachstumschancengesetzes zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) wird eine neue Definition des Begriffs „elektronische Rechnung“ eingeführt. Unterschieden wird dabei zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Eine elektronische Rechnung ist nunmehr daran erkennbar, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, was u. a. vom Format XRechnung oder dem hybriden Format ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erfüllt wird. Als „sonstige Rechnung“ werden sowohl papiergebundene Rechnungen bezeichnet als auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, also auch per E-Mail versandte PDF-Rechnungen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine digitale Rechnungsform, die den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht. Diese Norm definiert einheitliche Standards für elektronische Rechnungen in Europa. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung zum Standard für den Versand und Empfang von Rechnungen. Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen basiert sie auf strukturierten Daten, die von entsprechender Software automatisch verarbeitet werden können, und wird in XML-basierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt.
XRechnung und ZUGFeRD sind Formate für E-Rechnungen, die auf XML basieren. Der Unterschied zwischen den beiden Formaten ist einfach: Während XRechnung eine ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei liefert, enthält ZUGFeRD zusätzlich eine für Menschen gut lesbare PDF-Ansicht, die von vielen Unternehmern bevorzugt wird.
Kann oder darf ich E-Rechnungen mit Word/OO-Writer oder Excel/OO-Scal erstellen?
Nein. Zum einen ist es nicht möglich, E-Rechnungen mit gängigen Office-Programmen zu erstellen, zu versenden, zu empfangen und zu archivieren, zum anderen sollten diese Programme niemals zur Erstellung von Rechnungen herangezogen werden, da sie nicht GoBD-konform sind.
Die GoBD regeln, wie deutsche Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten elektronisch führen und archivieren müssen. Demnach müssen erstellte Rechnungen beispielsweise unveränderbar sein. Mit Word und Excel können Rechnungen im Nachhinein jedoch sehr einfach verändert werden, ohne das dies nachvollziehbar ist. Die GoBD können mit Word und Excel entsprechend nicht eingehalten werden. Die Nichteinhaltung der GoBD kann zu empfindlichen Strafen führen.
Es empfiehlt sich daher unbedingt die Nutzung einer speziellen Software zur Rechnungserstellung und Archivierung, wie z.B. WISO MeinBüro oder LEXWARE.
Kann oder muss ich E-Rechnungen ausdrucken?
Nein, E-Rechnungen sollten nicht ausgedruckt werden. Das Bundesministerium der Finanzen schreibt vor, dass rechtskonforme E-Rechnungen elektronisch übermittelt und ausgelesen werden müssen. Der Ausdruck einer Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht und entspricht somit nicht den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 für rechtskonforme E-Rechnungen.
Darüber hinaus bietet die digitale Aufbewahrung von Dokumenten klare Vorteile: Sie spart Platz, ermöglicht einen schnelleren Zugriff und eine bessere Organisation, erhöht die Sicherheit durch Zugriffskontrollen und Backups, senkt langfristig Kosten und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung und Datensicherheit.
TIPP: Nutzen Sie falls Möglich immer das ZUGFeRD Format. Dieses beinhaltet jeweils inhaltsgleiche PDF und XML Rechnung, das PDF kann ausgedruckt und ggf. vom einem Sachbearbeiter / Mitarbeiter zur Zahlung freigegeben werden. ZUGFeRD ermöglicht auch die Erstellung einer Rechnung ohne die begleitende PDF-Datei, d. h. ZUGFeRD ermöglicht es Ihnen, eine rein strukturierte XML-Rechnung XRechnung zu versenden.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E-Rechnung ausgestellt zu werden bei
- Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. nicht unternehmerisch tätige Vereine oder staatliche Einrichtungen), und
- bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Einführung eines Meldesystems wird später kommen
Ab einem späteren - noch offenen - Zeitpunkt muss für jede Rechnung eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden.
Diese Meldung soll im Einklang mit den EU-Vorgaben (VAT in the Digital Age, kurz ViDA) für grenzüberschreitende Transaktionen (innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen) erfolgen.